شروع این یادداشت را با سخنی خودمانی از تجربه خودم که در حوزه مدیریت زمان و برنامه ریزی دارم شروع می نمایم و سپس به سراغ مبحث اصلی می روم و تکنیک پومودورو را مفصل توضیح خواهم داد و در پایان نظرات برخی از دوستان که با این تکنیک کار کرده اند را من باب آشنایی شما با تجربیات سایر افراد قرار خواهم داد؛ امید است که از این پژوهش که در قالب یادداشتی کوتاه برای شما آماده نموده ام لذت برده و مفید واقع گردد.
کلامی دوستانه با شما:
از اونجایی که من کلا به مبحث نظم، برنامه ریزی و مدیریت زمان علاقه زیادی دارم، هر جا تکنیک و روش جدیدی در این زمینه می بینم سریع جذبش می شم و امتحان می کنم.
بنظرم این تکنیک و تکنیک هایی مشابه این که باید در مدت زمان خاص و یا طبق شرایط خاصی، روی یک موضوع و یا وظیفه خاص تمرکز بشه، مناسب افرادی هست که بخش بیشتر زمانشون در اختیار خودشون هست.
اما مثلا در مورد یک مادر با بچه کوچک این نوع تکنیک ها چندان کارایی ندارن. چون معمولا اینجوری هست که یک مادر موقع انجام کار بارها از سمت بچه فراخونده می شه و مجبوره کار رو رها کنه و دوباره در صورت امکان برگرده و ادامه بده و …
مگر اینکه زمان های تنظیم شده خیلی کوتاه باشن و یا کار موردنظر نیاز به تمرکز و دقت زیادی نداشته باشه.
گوجه فرنگی ای که به تکنیک مدیریت زمان تبدیل شد
در دهه هشتاد میلادی پژوهشگر، کارآفرین و نویسنده ای بنام فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo) فن مدیریت زمانی تحت عنوان Pomodoro Technique تکنیک پومودورو را ابداع نمود. این روش در واقع برگرفته از یک ایده آشپزی ایتالیایی است.
فرانچسکو تایمری به شکل گوجه فرنگی داشت که از این ابزار برای کنترل و برنامه ریزی مباحث و اهداف تحصیلی اش استفاده می نمود.
از همین رو این روش پومودورو نام گرفت به معنای گوجه فرنگی در زبان ایتالیایی و گوجه فرنگی قرمز تبدیل به نماد آن گردید.
در این تمرین ساده شما به مغز خود کمک می کنید تا بر روی یک وظیفه یا هدف مشخص تمرکز نموده و از پرش های مختلف و متعدد فکری جلوگیری می گردد. به عبارت دیگر هنگامی که شما یک Task یا کار بزرگی را برای انجام در پیش رو دارید؛ به منظور بهبود فرآیند اجرا، آن را به قطعات و بخش های کوچکتر تقسیم نموده و برای به پایان رساندن هر بخش یا Segment مدت زمان مشخصی را در نظر می گیرید.
این روش بسیار راحت و آسان است، مفهوم کلی آن به این شکل است:
زمانی‌که با وظیفه‌ی بزرگی رو‌به‌رو شدید، آن را به اهداف کوچک و کوتاه‌مدت با زمان محدود تقسیم‌بندی کنید.
با استفاده از این روش مغز در یک مدت کوتاه ملزم می شود که فقط بر روی یک فعالیت ثابت تمرکز کند و به جاهای دیگر پرش نداشته باشد. کارکرد دیگر این روش این است که از صرف یکباره انرژی جلوگیری کرده و در طول زمان بازدهی و کارایی آن به حد بالایی می رسد.البته این تکنیک مانند تمامی روش های مدیریتی بصورت یک چرخه عمل می نماید و به مرور زمان که تبدیل به یک عادت مغزی شد؛ متوجه نتایج فوق العاده آن که شامل افزایش قدرت تمرکز، بهبود کارایی، تقویت انگیزه و نهایتا شکوفایی خلاقیتان است؛ خواهید شد.
تکنیک پومودورو چگونه کار می کند؟
شیوه کار تکنیک پومودورو بسیار ساده است و شما برای شروع کار تنها به ابزار سنجش زمان به اصطلاح تایمر Timer نیاز دارید. (می توانید از تایمر گوشی موبایل، ساعت هوشمند و نرم افزارهای مختلف استفاده نمایید) در ادامه مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:
یک تکست Task یا وظیفه ای برای خود تعیین نمایید.
تایمر خود را روی مدت زمان ۲۵ دقیقه قرار دهید. (به این معنی که ۲۵ دقیقه می خواهید تمام حواس و تمرکز خود را روی انجام فعالیت مرحله یک بگذارید.)
به ازای هر ۲۵ دقیقه به خود یک استراحت کوتاه مدت به مدت ۵ دقیقه بدهید. (به این معنی که زمانی که تایمر به صدا در آمد و ۲۵ دقیقه تان به پایان رسید دست از کار بکشید و کمی استراحت داشته باشید.)
مراحل ۱ تا ۳ را ۴ مرتبه تکرار کرده (۵-۲۵) و در آخر کار یک استراحت طولانی مدت حدود ۱۵ الی ۳۰ دقیقه برای خود داشته باشید.
کمی اوضاع زندگی خود را مرور کنید و ببینید می‌توانید رگه‌هایی از تاثیر اهمال کاری و به تعویق انداختن و کمال طلبی را در ناشادی‌های کوچک و بزرگ خود بیابید؟ به نظرم اهمال کاری منجر به تعویق انداختن که ناشی از کمال طلبی است می شود. هر جا کمال طلبی پا گذاشت بدنبال آن تمام موارد منفی می آید و به خصوص شکست از راه می رسد. اوایل شروع کارم به یاد دارم فقط به فکر عالی شدن بودم از این دوره به آن دوره و مرتب فیلم آموزشی و دوست و … که این ابتدا باعث سردرگمی من شد و بعد متوجه شدم که من ترس از شروع دارم به همین دلیل مرتب کار اصلی را به تعویق می انداختم در نهایت خودم زا مجبور کردم فقط ۱ ساعت عمل کنم و همین باعث پیشرفت من شد. آیا راهکارهایی ساده اما اثربخش دارید که بخواهید به دوستان خود برای کاهش اهمال کاری پیشنهاد کنید؟ فقط عمل کنید کوچک و میکرو اکشن عمل کنید بقیه راه خودش درست می شود.
تعریف اهمال کاری:
اهمال کاری یا به تعویق انداختن کارها (Procrastination) به معنی تاخیر و تعلل در انجام دادن کارهاست. این ساده ترین معنی کلمه اهمال کاری است. از زاویه ای دیگر نیز می توان به تعریف واژه اهمال کاری پرداخت: فرد اهمال کار به جای انجام کارهای ضروری خود به سراغ کارهای با اولویت و ضرورت کمتر می رود و زمان خود را با آنها سپری می کند. لیست کارهای روزانه شخص پراست از کارهایی که لذت انجام دادنشان بیشتر است و از درجه اهمیت و ضرورت کمتری برخوردار هستند.
ریشه اهمال کاری از نظر فروید در اصل لذت طلبی ذات انسان قرار دارد. به این معنی که انسان ها بصورت پیش فرض یا غریزی همواره به جای اندیشیدن به اثرات بلند مدت کارها و تصمیم های خود به سراغ رفتارها و کارهای لذت بخش می روند و از هر آنچه که به آنها کمی رنج و زحمت بدهد فراری اند. استفاده از تکنیک اهرم رنج و لذت می تواند در این مقوله کمک کننده باشد. انسان در آینده نگری و تخمین آینده بسیار ضعیف عمل می کند و نمی تواند این را به درستی حدس بزند که در صورتی که انجام کاری را به فردا می سپارد، چه تبعاتی برای او دارد و فردا چه احساسی را تجربه خواهد نمود.
آیا احساس ترس و ناراحتیِ کلی تری شما را در برگرفته است؟ آیا بیش از اینکه نگران حال باشید، ترس از آینده آزارتان می‌دهد؟ آیا از چیزی نگرانید که به‌طور واضح و از نزدیک زندگی‌تان را تحت تأثیر قرار نمی‌دهد، یا کلا خودتان هم نمی دانید علت این همه نگرانی چیست؟ خب، اگر این‌طور است، باید گفت بیشتر دچار اضطراب هستید تا استرس. بنا به تعاریف علمی متخصصان، استرس یعنی احساس قرار گرفتن تحت فشارهای روانی و احساسی، در حالی که اضطراب، احساسی است شامل ناراحتی، نگرانی و ترس.
من فکر میکنم که یکی از عوامل اصلی استرس در من مشخص نبودن مسیر و ابهام است، اینکه ترس از هر چیز جدید دارم اما با این حال اتفاقی که همیشه افتاده این بوده که خیلی تجارب جدید را امتحان کرده ام و این استرس را پذیرفته ام. عامل دیگر این بوده که همیشه خیلی سر خودم را با کارهای مختلف شلوغ کرده ام که باعث ایجاد چند مشکل شده است:
نتوانم درست وقت بگذارم برای هر کدام و خب شاید این باعث "کیفیت پایین تر از حد تصور خودم" از آن کار شده و در من استرس شده شاید به خاطر اینکه فکر کنم به اندازه کافی توانمند در آن کار نیستم و درواقع فرصت حرفه ای شدن در یک شاخه را از خودم میگیرم.
فرصتی برای وقت گذاشتن برای خودم (استراحت و تفریح و درواقع بازیابی خودم) و ارتباطاتم نداشته باشم و همین باعث شده حمایت اجتماعی کافی را نداشته باشم و حتی به خاطر خستگی شاید افتاده تر به نظر برسم و همین هم باعث کاهش عزت نفس در من بشه.
این پراکندگی ذهنی باعث شده نتوانم تصمیم بگیرم که کدام یک از فعالیت ها برای من مهم تر است و شاید لازم باشد از بعضی از آن ها بگذرم ولی نمیتوانم قاطعانه تصمیم بگیرم.
البته همین که نمیدانم روی چه کاری تمرکز کنم هم خودش یک عامل استرس در من است.
راهکارهای رفع یا کاهش استرس
برنامه ریزی
تعاریف مختلفی از برنامه ریزی وجود دارد. اما بگذارید این بار از زاویه ای متفاوت به تعریف برنامه ریزی بپردازیم. یک راه برای کسب دانش و آگاهی تجربه کردن حتی به اشتباه است. برخی از افراد برداشت های اشتباه از برنامه ریزی و مدیریت زمان دارند و همین مساله منجر به تشدید استرس در آنها می گردد. پس دانستن این تعاریف اشتباه به شما کمک می کند که دام برنامه ریزی غلط و پرتنش نشوید.
تعریف اشتباه از برنامه ریزی
برخی از افراد برداشت اشتباهی از این تدوین برنامه دارند. ممکن است خود شمات دچار این اشتباه باشید یا در اطرافیان خود افرادی این مدلی را بسیار دیده باشید.
اجرای کارهای بسیار و پشت سرهم در یک روز
کار کردن بدون حتی یک استراحت کوتاه در یک روز (وقت غذا فشرده حتی حین کار کردن)
زندگی مانند یک ربات!!!
محدود کردن خود از تمام برنامه ها و گردش های سالم
صبح زود بلند شدن و شب تا دیروقت خوابیدن
برای افراد شاغل فقط کار کار کار
برای محصلان و دانشجویان فقط درس درس درس
دست شستن از تمام لذات و خوشی های زندگی
نادیده گرفتن نیازهای ضروری و شخصی
نادیده گرفتن خانواده
نادیده گرفتن سلامتی و هشدارهای بدن
اگر حتی به اندازه یک درصد تعریف ذهنی تان به آنچه که بالا گفته شد نزدیک است هشدار می دهیم که هر چه سریعتر دکمه shift+Del را بزنید و همه را پاک کرده و از نو به آموزش برنامه ریزی اصولی شخصی، ذهن و ضمیر ناخوداگاه خود بپردازید.
تعریف ساده و درست از برنامه ریزی این است:
انجام کارها به صورت منظم و دقیق برای رسیدن به اهداف
هدف گذاری smart به طور واضح مشخص می‌کند که هدف‌های شما چه چیزهایی هستند و با چه میزان تمرکز و تلاش می‌توانید به آنها دست پیدا کنید و با چه میزان زمان و منابعی که در دسترس دارید اهداف دست‌یافتنی خواهند بود. به این شکل با احتمال بیشتری به خواسته‌ها و آرزوهای خود نزدیک خواهید شد.
روش اسمارت یک مدل است مدلها درست و نادرست نیستند بلکه مفید و غیر مفیدند. چون آنها برای ساده‌سازی حقایق پیچیده هستند. رسیدن به هدف وموفقیت یکی از پیچیده‌ترین پدیده‌های وضعیت انسانی‌ست که عوامل زیادی درمحقق شدن و نشدن آن دخالت دارند. مدل اسمارت اگر در موارد درست به‌کار رود سبب افزایش شانس موفقیت‌مان می‌شود. بسیاری از افراد در طول زندگی همواره در حال تلاش و فعالیت هستند و در انتهای روز نیز باز زمان کم می آوردند؛ نکته قابل توجه این است که این افراد در واقع کار کمی دارند! هدف گذاری اسمارت می تواند برای این افراد مفید باشد.
کلمه SAMRT در این مدل برگفته و یا مخفف 5 کلمه انگلیسی دیگر است که در ادامه به اختصار هر کدام توضیح داده می شود. هر کدام از این 5 کلمه در کنار هم معنای اصلی مدل اسمارت را می سازند. یک هدف روشن و قابل دستیابی می بایست پنج معیار یا ویژگی زیر را داشته باشد:
هدف باید خاص باشد. Specific (S)
هدف باید معیاری برای اندازه گیری داشته باشد. قابل اندازه گیری باشد. (M) Measurable
هدف با توجه به شرایط و منابع موجود دست یافتنی باشد. Achievable (A)
هدف می بایست مرتبط باشد. Relevant (R)
هدف دارای محدودیت زمانی باشد. Time Bound (T)
نقدی بر هدف گذاری اسمارت
در این بخش بعد از بیان تعریف مدل اسمارت به بیان نقدهای جالب در این باب می پردازیم. نباید فکر کنیم بحث هدف‌گذاری و آموزش هدف گذاری و انتخاب مسیر در زندگی و به طور خاص، هدف‌گذاری SMART صرفاً ناشی از خلاقیت ذهنی جورج دوران یا بازی‌های تجاری کسانی مانند آنتونی رابینز و برایان تریسی بوده است. محققان حوزه‌ی روانشناسی و مدیریت تقریباً از دهه‌ی شصت میلادی (حدود سال‌های ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰) به شکل جدی به بحث هدف‌گذاری پرداخته‌اند.
بزرگ‌ترین و شناخته‌شده‌ترین فردی که در این حوزه کار کرده ادوین لاک (Edwin Locke) بوده است. او حدود چهار دهه به تحقیق در زمینه‌ی هدف‌گذاری پرداخته است (نمونه مقاله ادوین لاک – مرور چهار دهه تحقیق هدف‌گذاری). تحقیقات لاک و سایر کسانی که در کنار او و به دنبال او در زمینه‌ی هدف‌گذاری کار کرده‌اند نشان می‌دهد که هدف‌گذاری واقعاً می‌تواند مفید باشد.
موارد بسیاری مشاهده شده که شفاف بودن هدف، مرتبط بودن هدف، کمّی کردن هدف و تعیین محدوده‌ی زمانی برای هدف، همگی توانسته‌اند خروجی انسان‌ها را افزایش دهند. اما سوال این‌جاست که به فرض اینکه مفید بودن هدف گذاری SMART را بپذیریم، آیا می‌توانیم بگوییم این شیوه همیشه و همه‌جا به کار می‌آید؟
ظاهراً پاسخ این پرسش منفی است. طی سال‌های اخیر، نویسندگان و محققان بسیاری درباره‌ی خطرات و دردسرها و مشکلات هدف‌گذاری اسمارت مقاله و مطلب نوشته‌اند و سخن گفته‌اند. اگر در یک سمت ماجرا کسانی مثل رابینز و جک کنفیلد و برایان تریسی ایستاده‌اند، در این سمت هم افرادی از دانشگاه‌های هاروارد و پنسیلوانیا و MIT در مقابل این تفکر ایستاده‌اند و آن را نقد کرده‌اند. در پی این نقدها، نشریه‌های عمومی‌تر هم به تدریج یاد گرفته‌اند که مدل هدف‌گذاری اسمارت را بی‌چون‌و‌چرا نپذیرند.
مدیریت زمان به اعتقاد من، بسیار پیچیده و یک مسیر هست. نمی شود با یادگیری یک درس، بگوییم به این قضیه مسلط شده ایم. مدیریت زمان، مهارتی هست که هر روز باید یاد بگیریم و در مسیر فراگیری آن، تبر خود را مرتب تیز کنیم. مدیریت زمان بیش از آنکه یک مهارت باشد یک نشانه از زندگی درست است. روش های زیادی به منظور کنترل و مدیریت زمان وجود دارد از جمله اپلیکیشن های مدیریت زمان که به شما کمک می کنند به صورت هوشمند کارها و فعالیت های روزمره خود را برنامه ریزی کنید. سعی کرده ایم در این یادداشت نرم افزارهایی را معرفی نماییم که بصورت رایگان می توانید دانلود نمایید.
بگذارید قبل از معرفی اپلیکیشن های مفید برنامه ریزی و مدیریت زمان یک نگاهی به دلایل مدیریت زمان نامناسب که بیاندازیم که می تواند راهشگا باشد و با رفع این موانع یک برنامه ریزی بی نقص داشته باشید.
رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
ضعف در تفویض اختیار
کمال طلبی
ضعف در مهارت حل مسئله
اهمالکاری
ضعف در هنر نه گفتن
ضعف در مدیریت انرژی
وقتی لیست فوق را نگاه می اندازم می بینم که :
۱- اگر امروز برای موارد فوق تلاش را شروع کنم نتیجه آن را در بلند مدت در قالب زمان مدیریت شده خواهم دید.
۲- وقتی اولویت بندی خوب انجام بدهی، سطح مناسبی از کمال طلبی داشته باشی، مسئله را درست حل کنی و … در واقع داری بهتر زندگی میکنی.
زمان مهمترین دارائی انسانی است که یکبار فرصت زندگی کردن دارد پس فقط مدیریت زمان نمی کنیم که کارآ باشیم مدیریت زمان میکنیم که درست زندگی کنیم.
دلایل استفاده از اپلیکیشن های مدیریت زمان
برخی از مزایای استفاده از ابزارهای هوشمند مدیریت و برنامه ریزی شامل موارد زیر هستند:
تنظیم آلارم یا زنگ هشدار برای انجام کارها
قابلیت نوشتن نوت یادداشت
قابلیت دسته بندی کارها تحت عنوان: انجام شده، انجام نشده، در حال اجرا
تهیه گزارش یا آمار در دوره های مختلف زمانی
مشاهده میزان پیشرفت تان بصورت گزارش
کمک به ترک عادات بد شخصی
افزایش بهره وری و کارایی